KEBIJAKAN PRIVASI
Aplikasi Koperasi Desa Merah Putih

Terakhir diperbarui: 1 Desember 2025

1. Pendahuluan

Kebijakan Privasi ini menjelaskan bagaimana Aplikasi Koperasi Desa Merah Putih ("Aplikasi"), yang dikembangkan dan dikelola oleh Politeknik Keuangan Negara STAN ("PKN STAN"), mengumpulkan, menggunakan, memproses, melindungi, dan menyimpan informasi pribadi Pengguna. Dengan mengakses atau menggunakan Aplikasi, Pengguna dianggap telah membaca, memahami, dan menyetujui seluruh ketentuan dalam Kebijakan Privasi ini.

2. Ruang Lingkup

Kebijakan ini berlaku bagi seluruh Pengguna Aplikasi, termasuk namun tidak terbatas pada pengurus koperasi, admin, bendahara/kasir, anggota koperasi, civitas akademika yang diberikan akses, dan pihak internal lain yang berwenang menggunakan Aplikasi untuk kepentingan operasional.

3. Informasi yang Kami Kumpulkan

Aplikasi mengumpulkan beberapa jenis data berikut:

  • Data Identitas: nama lengkap, nomor induk pegawai/mahasiswa/anggota, email institusi, nomor telepon (jika diberikan), informasi tenant/unit usaha.
  • Data Autentikasi: username dan password (disimpan dalam bentuk terenkripsi), informasi login/log aktivitas, token sesi bila diperlukan.
  • Data Transaksi dan Operasional: data jurnal dan transaksi keuangan, data simpanan, pinjaman, pembayaran, data unggahan dokumen, dan riwayat aktivitas dalam Aplikasi.
  • Data Teknis: alamat IP, jenis perangkat dan browser, waktu akses, serta cookies atau mekanisme pelacakan lain (jika diterapkan).
  • Data Tambahan: data apa pun yang diberikan secara sukarela oleh Pengguna ketika menggunakan fitur Aplikasi.

4. Tujuan Penggunaan Data

Data digunakan untuk:

  • Autentikasi dan otorisasi pengguna;
  • Pengelolaan operasional koperasi dan unit usaha;
  • Penyajian laporan keuangan dan administrasi internal;
  • Peningkatan kualitas dan keamanan layanan;
  • Pengawasan internal, audit, dan kepatuhan regulasi;
  • Komunikasi resmi terkait layanan, pemberitahuan, dan kebijakan;
  • Analisis penggunaan untuk pengembangan dan perbaikan sistem.

5. Dasar Hukum Pemrosesan Data

Pemrosesan data dilakukan berdasarkan:

  • Kepatuhan terhadap kebijakan internal PKN STAN dan ketentuan kelembagaan terkait;
  • Pelaksanaan fungsi administratif, akademik, dan operasional koperasi;
  • Kepentingan sah (legitimate interest) institusi untuk mengelola layanan koperasi dan sistem informasi;
  • Persetujuan implisit yang diberikan Pengguna melalui pendaftaran dan penggunaan Aplikasi.

6. Berbagi dan Pengungkapan Data

Aplikasi tidak menjual atau membagikan data pribadi Pengguna kepada pihak eksternal di luar PKN STAN, kecuali dalam hal-hal berikut:

  • Kewajiban hukum, misalnya permintaan resmi dari lembaga pemerintah atau penegak hukum;
  • Pemrosesan internal oleh unit/pegawai yang berwenang untuk menjalankan fungsi operasional, pengawasan, dan pengembangan Aplikasi;
  • Kepentingan audit, evaluasi, atau pemeriksaan internal sesuai ketentuan yang berlaku;
  • Keterlibatan pihak pendukung teknis (misalnya penyedia infrastruktur server) yang terikat kewajiban menjaga kerahasiaan data.

Setiap pihak yang menerima akses data hanya dapat menggunakannya untuk tujuan yang sah dan terbatas.

7. Keamanan Data

Pengelola menerapkan langkah-langkah keamanan yang wajar untuk melindungi data, antara lain:

  • Enkripsi terhadap data autentikasi;
  • Pembatasan hak akses berbasis peran (role-based access control);
  • Pencatatan dan pemantauan log aktivitas pengguna;
  • Penggunaan firewall dan pengamanan jaringan;
  • Backup data secara berkala;
  • Pengamanan terhadap berkas unggahan sejauh dimungkinkan secara teknis.

Meskipun demikian, Pengguna memahami bahwa tidak ada sistem yang sepenuhnya bebas dari risiko, dan Pengguna turut bertanggung jawab untuk menjaga kerahasiaan kredensial akun.

8. Penyimpanan dan Retensi Data

Data akan disimpan selama:

  • Pengguna masih aktif menggunakan Aplikasi; atau
  • Diperlukan untuk proses operasional, dokumentasi, dan audit; atau
  • Diperlukan untuk memenuhi kewajiban regulasi atau ketentuan internal.

Setelah melewati masa retensi yang diperlukan, data dapat dihapus, disesuaikan, atau dianonimkan sesuai kebijakan internal dan ketentuan yang berlaku.

9. Hak Pengguna

Pengguna memiliki hak untuk:

  • Meminta akses terhadap data pribadi yang disimpan dalam Aplikasi;
  • Meminta perbaikan atas data yang tidak akurat atau tidak lengkap;
  • Meminta penghapusan data tertentu sesuai ketentuan;
  • Mengajukan keberatan atas pemrosesan data dalam konteks tertentu;
  • Meminta penjelasan mengenai kebijakan dan praktik pengelolaan data.

Permintaan dapat disampaikan melalui admin koperasi atau Unit Sistem Informasi PKN STAN.

10. Cookies dan Teknologi Pelacakan

Apabila Aplikasi menggunakan cookies atau teknologi pelacakan lain, maka hal tersebut bertujuan untuk:

  • Menjaga sesi login Pengguna;
  • Meningkatkan kenyamanan dan pengalaman penggunaan;
  • Melakukan analitik dasar penggunaan Aplikasi.

Pengguna dapat mengatur preferensi cookies melalui pengaturan pada peramban (browser) masing-masing, namun beberapa fungsi Aplikasi mungkin terpengaruh.

11. Perubahan Kebijakan Privasi

Kebijakan Privasi ini dapat diperbarui atau diubah sewaktu-waktu untuk menyesuaikan dengan kebutuhan operasional, perubahan regulasi, atau pengembangan Aplikasi. Versi terbaru akan dipublikasikan di dalam Aplikasi. Dengan terus menggunakan Aplikasi setelah perubahan tersebut diberlakukan, Pengguna dianggap menyetujui Kebijakan Privasi yang baru.

12. Kontak

Pertanyaan, permintaan, atau pengaduan terkait Kebijakan Privasi ini dapat disampaikan kepada:
Humas PKN STAN
Email: humas.baak@pknstan.ac.id